プライバシーマーク取得 楽勝術!

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プライバシーステートメント

プライバシーマーク取得に向けてのメンバーに秘策あり

プライバシーマーク取得までの流れと注意点を実例を交えて解説

日本事務器株式会社 コンサルタント
島田 昌明

第2回我に秘策あり
〜「ぼけぼん」とはさみは使いよう

委員会のお仕事
プライバシーマーク推進委員会の仕事はざっとこのようになります。
(1)プライバシーマークの各種規定を作成する
(2)手順書を作成する
(3)社内のプライバシーマーク実行委員への指示、連絡
(4)規定の保守

この推進委員の働き次第でプライバシーマーク申請までの期間が大きく変わります。
また、推進委員のボス(委員長)は社内に対して、プライバシーマークの決まりごとを守ってもらう必要がありますから、「鶴の一声」的な発言力のある役員がベストです。

 

作業は分担で行うべし
まず二つの班を作ります。
一つは個人情報の洗い出しの作業指示班、もう一つは規定の作成を行う班です。

一般的には、個人情報の洗い出しに関しては全員で行うのがベストです。
じゃなぜ、二つに分けるか?
理由は簡単、メンバーの中には大抵、前回説明した「ぼけぼん」・・・会議に入れてはいけない人がいるからです。
この人が規定の作成に関わるとろくなことはありません。
ただし、このての人は「人に指示する、先生になる」ことが大好きですから、上手におだてて、個人情報の洗い出し班に入ってもらいます。

■ ×月○日 ○△商事訪問

「島田」

おはようございます、それではこれから二班に分かれて作業を開始します。

と言ったまでは良かったが、なんと「ぼけぼん」が規定の作成チームに入っているではないか!
あれあれなんで?
急いで部長を呼んで

「島田」

すみませんがAさんが規定の作成チームにいますが、何かあるんですか?

「部長」

いや〜、A君はISOのメンバーで社内の規定作成をやったから、彼が適任だと内部ミーティングで決定し、彼は規定作成チームに入ってもらいました。

おいおい、自分で首しめていないか?

「島田」

そうですか、大丈夫ですか?

心配だな〜。

それから数日後、○△商事のB部長から突然の呼び出し電話。

「島田」

部長どうかしましたか?規定の作成は進んでいますか?

なんて、わざとらしく聞いてみた。

「部長」

いや〜、島田コンサルが帰られた後、何回か社内で会議をして規定の作成をしているんすが、Aくんが、本質はどうだこうだといってなかなか進まないんですよ。
そこでお願いなのですが、島田コンサルの方から上手くまとめて、説得していただけないでしょうか。我々では、知識が無くてどうしても、A君を説得できなくて。お願いします。

と泣きが入ってしまった。
やっぱり、ビンゴ!!

「島田」

そうですか、わかりました。
それでは明日、委員会のメンバーのみなさんを集めていたけますか?規定作成時のポイントというか、妥協点というべき案を考えましょう。急で申し訳ありませんが、集合よろしくお願いします。

というワケで、翌日再度、規定の作成を手伝ったわけですが、結局、Aさんを上手く丸め込んで納得させてからという無駄な時間と労力を本人以外の全員が使うハメになってしまいました。

「すみませんAさん、実は個人情報の洗い出しチームの方で、手順書の作成や現場の指導などの指揮を経験した人がいなくて。ISOで経験のあるAさんが、現場の方への指導にはベストだと部長との話で出たものですから、規定の方は私が見ていますから、現場の方をお願いできませんか」

なんておだてて、この後Aさんには上手く規定作成チームから降りていただくことに成功し、それ以降、スムーズに規定の作成が進む結果となりました。

現場の個人情報の洗い出しや説明会などは、Aさんの先生的指導というか、人の意見を聞かない人(現場の愚痴を無視)というか、とにかく「現場を蹴散らし、指導しながらそれなりに上手く」やっていただいたおかげで順調に進みました。

適材適所とはうまく言ったものです。
「ぼけぼん」でも後ろ向きな人で無い限り、その人に適した場所で使えばそれなりに上手くいきます。


次回は、いよいよ実施準備と実施についてお話します。

島田 昌明
これまでに、銀行や証券と言った超大型システムの開発を行ってきた後、13年ほど前からパソコンに目覚め、PCシステム開発を中心にSEとして活躍。ひょんなことで、ISO9001の内部監査等を行うようになり、現在はプライバシーマークのコンサルが主な仕事。

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