プライバシーマーク取得 楽勝術!

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プライバシーステートメント

プライバシーマークを取得できるかどうかはメンバーで決まる

プライバシーマーク取得までの流れと注意点を実例を交えて解説

日本事務器株式会社 コンサルタント
島田 昌明

第1回メンバーはイキが良いのが一番
〜取得できるかどうかはメンバーで決まる

まずは、自己紹介を。
私は、俗に言うコンサルタントです。プライバシーマークの取得をお手伝いします。
コンサルティングの現場では実に様々な出来事が起こります。
今まで経験してきたことを交え、プライバシーマーク取得を目指す方へアドバイスしていきたいと思います。

メンバー選出の悩み
プライバシーマークで重要なこと、それは、メンバーの選出です。
これで「成功、不成功が決まる」と言って過言ではないと思っています。

■ ×月○日 ○△商事訪問 社長様との打合せにて

「島田」

おはようございます、早速ですが「推進委員」のメンバー決定しましたでしょうか?

「社長」

島田さんばっちりのメンバー選出しましたで〜。このメンバーだと、誰も文句は言えまへんで。

「島田」

どれどれ・・・

見た瞬間に絶句・・・。
確かに、ベストメンバーといえば、ベストメンバーなのだが、この社長、私のいうことぜんぜん聞いてないよ。任命されたメンバーは、XX部長や○○取締役といった方がずらり。ひょっとして平均年齢50才超えてない?

これは、コンサルタントが困る典型的なメンバーです。
なぜか?
話は簡単です。この方達は一般的には(私が思っているだけだと良いのですが)、『口は出すが、手は出さない』という方が多く、規定の作成、手順書の作成等が進まず、スケジュール遅れとなることに。挙句の果てには、コンサルタントの指導が悪いから遅れる、なんてことを言われるのだからたまったもんじゃありません。
こんなメンバーが選任されたりしたら、「さてどうやってメンバーチェンジしようか?」なんて悩みが増えてしまいます。

■ ×月○日 ××プロバイダー訪問 A取締役との打合せ

「島田」

おはようございます。早速ですが推進委員のメンバー決定しましたでしょうか?

「A取締役」

島田さん、このメンバーですがどうでしょう?うちは若いのしかいなくて、すみません。

「島田」

いや〜、業務さえわかっていれば若い方が良いですよ。今回はスケジュールがキツイので、ちょっと無理しますから。

「A取締役」

その点は大丈夫です。若いから耐久力はありますから。それに、仕事柄、パソコンでの文書の作成や徹夜は慣れっこの連中ですからビシビシ使ってください。委員会の責任者は私がなりますから、何か問題があったら遠慮なく言ってください。

「島田」

ありがとうございます。

ラッキー!
このメンバーだと仕事は早そうだし、A取締役が委員会の責任者だと鶴の一声で動きそうだ!

メンバーの選出のポイント
委員会メンバーの選任で私がトップにお願いするときの一言。
「手が早く、新鮮(?)で、イキの良い人をお願いします。」

会社でいえば、課長さん、係長さんクラスのパソコンがバリバリ使える人と、いろんな現場を経験した人を1名ずつ、それに委員会のまとめ役として役員を1名の構成で、とお願いをします。
さらに、メンバーは各部署から1名は欲しいのですが、なんて贅沢なことも言います。
最終的には、株式を上場している大きな会社の場合で、委員会のメンバーは10〜13名程度、一般的には5〜6名程度に落ち着くことになります。

メンバーの構成での注意点として、「上司のすごいしかけ(白潟 敏朗著 中経出版)」という本に参考になるメンバー選出基準が書かれています。
この本によると、会議メンバーの組み合わせ「ベストメンバー6つの法則」は以下のようになります。

(1) 人数は5〜6人
 生産的な会議を行える限界の人数。
(2) 男女混合
 これは私も賛成です。やる気が俄然わきます。
(3) はじはじマン
 ほかの参加者が安心して発言できる雰囲気を作る人。
(4) まんざいし
 笑いは参加者のアイデアをかけ算してくれます。
(5) まとめや
 会議の議事進行役・起動修正役・まとめ役・書記。
(6) ぼけぼん
 会議に入れてはいけない人。
 (後ろ向きな人、自分を天才だと思っている人
  人の意見を聞かない人、なんでも一番じゃないと気がすまない人)

以上がメンバーの選定のポイントだそうです。
確かに「ぼけぼん」的な人がいると、メンバーの意見が潰されたり、話がまとまらず無駄な時間を費やす会議になってしまいます。
みなさんも「ぼけぼん」にならないように意識しておきましょうね。


次回は、プライバシーマーク推進委員会のお仕事とメンバーの配置についてお話しします。

さあー 今日からプライバシーマークの認証にチャレンジしてみませんか?
お問合せは「NPO法人 西日本個人情報推進協議会 」へ
島田 昌明
これまでに、銀行や証券と言った超大型システムの開発を行ってきた後、13年ほど前からパソコンに目覚め、PCシステム開発を中心にSEとして活躍。ひょんなことで、ISO9001の内部監査等を行うようになり、現在はプライバシーマークのコンサルが主な仕事。

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